Términos y Condiciones de Servicio de HDMSOFT S.A.S
1. Confirmación de Presupuesto y Compromiso de Pago
La confirmación de un presupuesto por parte del cliente implica un compromiso de pago, y a su vez, un compromiso de HDMSOFT S.A.S. como proveedor de cumplir con los servicios estipulados en dicho presupuesto. La aceptación del presupuesto indica que ambas partes han acordado los términos financieros y de servicio, siendo el cliente responsable del pago según las condiciones acordadas y HDMSOFT S.A.S. responsable de la entrega del servicio conforme a lo especificado.
2. Fechas de Inicio y Finalización del Proyecto
Una vez confirmado el presupuesto para la implementación del sistema, se debe establecer de mutuo acuerdo una fecha de inicio y una fecha de finalización del proyecto. Ambas partes se comprometen a cumplir con las fechas pactadas; el cliente aportando toda la información y documentación requerida en los tiempos acordados, y HDMSOFT S.A.S. asegurando la entrega del sistema en tiempo y forma según los términos establecidos.
3. Reunión de Requerimientos
Tras la aprobación del presupuesto, es necesario agendar una reunión formal (meet) para definir los requerimientos del cliente de manera detallada y precisa. Esta reunión servirá para alinear expectativas y asegurar que ambas partes tienen una comprensión clara de los objetivos y necesidades del proyecto.
4. Ajustes al Presupuesto
El presupuesto presentado por HDMSOFT S.A.S. se basa en los requerimientos detallados inicialmente por el cliente. Cualquier solicitud de cambios adicionales por parte del cliente que no hayan sido contemplados en el presupuesto original implicará la facturación de horas extra o la reformulación del presupuesto, según corresponda.
5. Servicios Complementarios
HDMSOFT S.A.S. ofrece servicios adicionales complementarios a la implementación del sistema, tales como capacitación a través de reuniones virtuales o videos que actúan como manual de usuario. Además, se ofrecen servicios de VPS (servidor privado virtual) en AWS, hosting con correos corporativos y certificados SSL. Todos estos servicios adicionales se consideran productos opcionales y están sujetos a una suscripción mensual.
6. Responsabilidad en Servidores Externos
Para las implementaciones que no utilicen los servidores propuestos por HDMSOFT S.A.S., la empresa no se hace responsable del mantenimiento ni del soporte de dichos servidores. HDMSOFT S.A.S. únicamente gestiona y se hace responsable de los servidores propios. No obstante, HDMSOFT S.A.S. podrá presupuestar y realizar la implementación en servidores de terceros si así lo acuerdan ambas partes.
7. Inicio de Implementación y Plan de Pagos
Para comenzar una implementación, el cliente debe aprobar el presupuesto, firmar el contrato, aceptar las condiciones establecidas en estos términos y realizar un pago anticipado del 25% del monto presupuestado. Durante el período de entrega del sistema y con avances demostrados por el proveedor, el cliente deberá abonar otro 25% del monto total. Una vez finalizado el proyecto y previo a la entrega del sistema en vivo, se deberá cancelar el saldo restante del 50%.
8. Condiciones de Pago e Intereses por Mora
Todos los pagos tienen un plazo máximo de 10 días. Si el cliente no cumple con los pagos dentro de este plazo, HDMSOFT S.A.S. aplicará un interés por mora del 10%. Este plazo se aplica tanto a los pagos del proyecto como a los pagos de suscripciones.
9. Suscripciones y Políticas de Pago
Las suscripciones son un compromiso de pago a mes adelantado y están sujetas a un plazo de pago de 10 días. Si el cliente no realiza el pago de su suscripción durante un periodo de 2 meses, HDMSOFT S.A.S. se reserva el derecho de desactivar el sistema, sin posibilidad de reclamo por parte del cliente sobre el sistema y las bases de datos asociadas.
10. Documentación y Copias de Seguridad
Todas las implementaciones incluyen un manual de usuario en formato PDF o video, según prefiera el cliente. Además, HDMSOFT S.A.S. realiza copias de seguridad diarias del servidor y cinco copias de seguridad semanales de la base de datos de producción, almacenadas tanto en el servidor local como en Dropbox (este último servicio solo disponible para clientes que contraten el servicio de hosting y correos corporativos).
11. Soporte Técnico y Mesa de Ayuda
HDMSOFT S.A.S. proporciona soporte técnico durante los primeros 30 días después de la entrega del sistema en vivo. Tras este periodo, los clientes tienen acceso a nuestro sistema de Mesa de Ayuda como usuarios portal, donde pueden generar tickets de soporte. Las incidencias de menor complejidad (como la creación de usuarios o modificaciones mínimas evaluadas por el equipo de soporte) son gratuitas. Los clientes también pueden acceder a un descuento del 50% sobre el valor nominal de las horas de soporte para otros tipos de asistencia. Adicionalmente, los clientes tienen la opción de comprar paquetes de horas de soporte. Las horas de soporte se pueden abonar al cierre del mes, junto con el pago mensual por la suscripción del sistema en la nube.
Nota: Estos términos y condiciones están sujetos a cambios. Se recomienda a los clientes revisarlos periódicamente para mantenerse informados de cualquier modificación. La aceptación de estos términos y condiciones implica la conformidad y el compromiso de ambas partes en su cumplimiento.